Co je kontingenční tabulka?

Jak na přehlednou sumarizaci dat

Představte si list aplikace Excel s údaji o prodejích, který má stovky nebo tisíce řádků dat. Najdete v něm různé údaje o prodejcích, produktech a o prodaném množství za jednotlivé dny. To ale představuje práci s velkým množstvím údajů – uvedených v řádcích pod sebou a rozdělených do několika sloupců. Jak z takového listu získat užitečné informace? Jak se ve všech těch údajích vyznat?

Práci s velkým množstvím dat lze významně zjednodušit pomocí kontingenčních tabulek.

Práci s velkým množstvím dat lze významně zjednodušit pomocí kontingenčních tabulek.

Kdo prodal celkem nejvíce? Kdo prodal nejvíce za čtvrtletí nebo za rok? Čeho se prodalo nejvíce? Odpovědi na tyto otázky můžete získat pomocí sestav kontingenční tabulky (anglicky pivot table)  – je to jako zformovat neklidný dav do pochodující skupiny. Sestava kontingenční tabulky přetvoří všechny údaje do malých, stručných sestav, z kterých vyčtete přesně to, co potřebujete.

Zdrojová data

Než začnete pracovat se sestavou kontingenční tabulky, prohlédněte si svůj list aplikace Excel a přesvědčte se, že je pro sestavu dobře připraven.

Při vytváření sestavy kontingenční tabulky se z každého sloupce zdrojových dat stane pole, které můžete v sestavě použít. Pole shrnují několik řádků informací ze zdrojových dat.

Názvy polí pro sestavu pocházejí z názvů sloupců ve zdrojových datech. Je nutné, aby každý sloupec ve zdrojových datech obsahoval v prvním řádku listu název.

Zbývající řádky pod názvy by měly ve stejném sloupci obsahovat podobné položky. Například text by měl být v jednom sloupci, čísla v jiném sloupci a kalendářní data v dalším. Jinými slovy, sloupec s čísly by neměl obsahovat text atd.

Nakonec by v datech neměly být žádné prázdné sloupce, které použijete pro sestavu kontingenční tabulky. Také se doporučuje odstranit prázdné řádky, například je třeba odstranit prázdné řádky oddělující od sebe dva bloky dat.

Vaše první kontingenční tabulka

Jakmile jsou data připravena, umístěte kurzor kamkoli do dat. Tím zahrnete všechna data z listu do sestavy. Nebo vyberte pouze data, která v sestavě chcete. Na kartě Vložení klepněte ve skupině Tabulky na tlačítko Kontingenční tabulka a poté klepněte na příkaz Kontingenční tabulka. Otevře se dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku.

Je již vybrán přepínač Vybrat tabulku či oblast. V poli Tabulka/oblast je rozsah vybraných dat. Je také vybrán přepínač Nový list jako umístění sestavy (pokud nechcete sestavu umisťovat na nový list, můžete klepnout na přepínač Existující list).

Dialog pro vytvoření kontingenční tabulky.

Dialog pro vytvoření kontingenční tabulky.

V novém listu po zavření dialogového okna Vytvořit kontingenční tabulku se zobrazí toto:

Seznam polí kontingenční tabulky.

Seznam polí kontingenční tabulky.

Na jedné straně se nachází oblast rozložení připravená pro sestavu kontingenční tabulky a na druhé straně je Seznam polí kontingenční tabulky. V tomto seznamu jsou názvy sloupců ze zdrojových dat.

Sestavu kontingenční tabulky vytvoříte přesunutím libovolných polí do oblasti rozložení pro sestavu. To provedete zaškrtnutím políčka vedle názvu pole nebo klepnutím pravým tlačítkem myši na název pole a výběrem umístění pole.

Pokud jste se sestavami kontingenční tabulky pracovali dříve, možná se ptáte, zda lze sestavu stále vytvořit přetahováním polí. Ano, lze. Nyní jste připraveni na vytvoření sestavy kontingenční tabulky. Pole, která vyberete pro sestavu, závisí na tom, co chcete vědět. Sestavu kontingenční tabulky můžete použít jako rychlý způsob získání odpovědi na jen jednu nebo dvě otázky. Sestava nemusí být složitá, aby byla užitečná.

Tip: Nemějte strach z nesprávného vytvoření sestavy. V aplikaci Excel je snadné si věci vyzkoušet, abyste viděli, jak budou data vypadat v různých oblastech sestavy. Pokud se sestava napoprvé nepovede, vůbec netrvá dlouho data rozložit jinak, přesunout některé položky nebo začít úplně od začátku.

Autor textu: Ing. Marek Laurenčík, společnost JUBELA, s.r.o., Zdroj: Verlag Dashöfer